april 30

Bestyrelsesmøde den 27. april 2021

0  KOMMENTARER

Referat af bestyrelsesmøde afholdt den 27/04 2021
Mødet afholdtes virtuelt med deltagelse af Aksel, Bonnie, Carsten, Michael og undertegnede Erik Turley, som var referent.
Lotte havde ikke mulighed for at deltage.
Dagsordenen, som den var anført i mail af 26. april, blev der taget udgangspunkt i på følgende måde:

  1. Godkendelse af dagsordenen med eventuelt supplement
    Tiltrådtes.
  2. Godkendelse af seneste bestyrelsesmødereferat
    Tiltrådtes.
  3. Status på havneaftale
    Aksel orienterede om de seneste kontakter til ”Havnen”.
    I det seneste forløb er Havnen afkrævet en information om de vilkår, der er knyttet til etablering af havneplads, idet dette ikke umiddelbart fremgår af de aktuelt foreliggende oplysninger.
    Det havde været noget vanskeligt at kommunikere herom.
    Erik kunne orientere om, at der også over for Havnens advokat havde været kontakt, da vilkårene for etablering af havnepladsen nødvendigvis måtte klarlægges, inden betaling af depositum til Havnen kunne effektueres på baggrund af det opnåede sponsortilsagn.
    Langt om længe var det lykkedes at opnå kendskab til vilkårene og konkretisering af havnepladsen, og efter modtagelse af faktura og sponsors betaling var havnepladsens depositum nu overført til Havnen.
    Kivioqs Venner Hundested har derfor sikret en havneplads til KIVIOQ i den kommende toårige periode.
    Alle hilste status i denne relation velkommen.
  4. Planlægning af KIVIOQS rejse til Hundested (diverse praktiske forhold) +
  5. Tidsplan for ankomst til Hundested og eventuelle arrangementer i denne forbindelse

Aksel henviste til Juttas seneste mail, hvor der er ønske om præcisering om aftalen om udlån af KIVIOQ og hertil hørende praktiske forhold (forsikring/driftsudgiftsbetaling/transporttilrettelæggelse mm.).
Det aftaltes, at Aksel kontakter Jutta og Uwe med henblik på at få de nødvendige oplysninger til brug for afklaring af særligt forsikringsforholdene, som umiddelbart kan sætte Erik i stand til eventuel etablering af særskilt aftale med forsikringsselskabet i relation til den konkrete brug, Kivioqs Venner Hundested forventer at få af skibet og dermed det forsikringsbehov, der kan være knyttet hertil.
Aksel og Michael står for færdiggørelse af oplæg til tidsplan og de praktiske forhold omkring transport.
Michael påtager sig at kontakte skipperen.
Aksel afklarer med Jutta og Uwe, om kontakten til medier skal fastholdes i relation til DR eller alternativt, at Erik går videre med kontakt til TV Lorry.
Sidstnævnte og Frederiksborg Amts Avis og/eller Lokalavis skal kontaktes, når tidsplanen foreligger mere konkret.
Erik udarbejder i samarbejde med Jutta og Uwe et udkast til en kortfattet ”låneaftale” med præcisering af de basale vilkår, der er for udlånet – byggende på køberetsaftalen og korrespondancen i øvrigt.
Aksel tager kontakt til ”Vækstfonden” i relation til mulig effektuering af tilskud på kr. 10.000,00.
Aksel overvejer kontakt til Halsnæs Kommune (i relation til at følge op på den gode kontakt fra seneste afholdte møde og med henblik på orientering om status og afklaring af tilskudsmulighed, som tidligere har været drøftet).
Bonnie foreslog udarbejdelse af en kronik/artikel, som kunne danne baggrund for medieomtalen.
Carsten og Bonnie påtog sig denne opgave.
Tidsplanen er ganske foreløbigt og med alle forbehold, at aftaler og praktiske forhold kunne forventes at være afklaret i maj måned og således, at transport til Hundested kunne ske i første halvdel af juni med forventet mulig afholdelse af generalforsamling i ugerne efter.

  1. Indkaldelse til GF – eventuelt virtuelt
    Der var enighed om, at generalforsamling skal afholdes, når KIVIOQ ligger i Havnen.
    Praktiske forhold omkring afholdelse drøftedes ligeledes under hensyntagen til de aktuelt kendte COVID19 restriktioner.
    Eventuel anvendelse af ”den grønne hal” drøftedes, og Aksel tager kontakt til Havnen med henblik på afklaring af mulighederne for anvendelsen af hallen og mulig accept af, at havneplads på dagen for afholdelse af generalforsamling kunne være lige uden for hallen.
    Alternativt kunne restaurant ”Knud” bringes i forslag (ikke kajpladsen).
    Af hensyn til praktiske forhold (Bonnie) burde vi stile efter, at generalforsamling afholdes senest den 26/06.
  2. Dagsorden for generalforsamling
    Aksel sonderer terrænet og udarbejder udkast til indkaldelse tilog dagsordenen for generalforsamling, så den kan finpudses og fremsendes, når den øvrige planlægning er på plads.
    Der var enighed om, at der naturligvis både skulle fremlægges seneste to årsregnskaber, men også en klar vision for sponsorships.
    Ligeledes er det vigtigt på generalforsamlingen at introducere ønsket om etablering af ”arbejdsgrupper”, så vedligeholdelse og renoveringsarbejde kan påbegyndes.
  3. Økonomi og regnskabsforhold
    Carsten orienterede om medlemsforholdene.
    Parallelt med indkaldelsen til generalforsamlingen skal iværksættes opkrævning af medlemsgebyr for 2021.
    Aktuel kassebeholdning udgør ca. kr. 18.000,00.
    Aksel havde tidligere orienteret om, at den hidtidige bogholder af arbejdsmæssige grunde ikke længere så sig i stand til at fortsætte arbejdet.
    Erik havde kontaktet revisionsfirmaet Nærrevision, der dækker hele Nordsjælland og har kontorer i både Hillerød og Frederiksværk og derfor kunne være et oplagt emne til bistand i forbindelse med regnskabsudarbejdelse fremover.
    Inden bestyrelsesmødet havde Erik netop modtaget en accept fra firmaet om, at de gerne påtog sig udarbejdelse af årsregnskab med hertil hørende arbejdsopgaver som en støtte og sponsoraktivitet til foreningen.
    Bestyrelsen var enig i – med tak – at sige ja tak til det tilbud.
    Aksel sørger for afslutning af kontakt med hidtidig bogholder og modtager i denne forbindelse foreningens regnskabsmateriale til videre overgivelse til Nærrevision.
    Erik kontaktes om den praktiske håndtering heraf.
    Bortset fra tilsagnet om udarbejdelse af årsregnskab fremover er der brug for etablering af en særlig kasserer-funktion.
    Indtil videre accepterede Erik, at Advokathuset Nordsjælland kunne forestå bogføringen, som i omfang og fremgangsmåde aftales og fastlægges nærmere med Aksel og Carsten.
    Erik understregede dog, at der var tale om en midlertidig ordning, idet det ikke fandtes hensigtsmæssigt, at både sekretær og kasserer-funktionen var centreret på ”én hånd”.
  4. Sponsorforhold
    Lotte og Bonnie finpudser og opdaterer oversigt over, hvilke fonde eller andre kanaler, der ville kunne søges i det kommende halvår – gerne med en prioritering og forslag til den konkrete henvendelse til fondene.
    Særligt interessante personer bør der fortsat overvejes kontakt til med henblik på afklaring af, om den/de pågældende kunne interessere sig for at være ”ambassadør” og/eller direkte involveret i foreningens kommende arbejde.
    Aksel koordinerer opgaverne.
    Der er enighed om, at en plan for sponsorsøgning skal være et centralpunkt i forbindelse med den kommende generalforsamling.
  5. Medlemsforhold
    Carsten orienterede herom og står for udsendelse af opkrævninger, når generalforsamlingsindkaldelsen finder sted.
    I relation til medlemmer, skal der både være fokus på de kontingentbetalende medlemmer, men også de medlemmer, der ved frivilligt arbejde inde for de forskelligt ønskede sektioner af arbejdsopgaver, kan interessere sig for vedligeholdelsesog renoveringsopgaverne, der forestår, når KIVIOQ ligger i Hundested.
  6. Eventuelt
    Der forelå ikke særskilte punkter til drøftelse.
    Den 28/04 2021 Som referent
    Erik Turley

Tags


Du vil måske også gerne læse disse?

Status ved årsskiftet 20/21

Bestyrelsesmøde den 6. okt. 2020

>